Outlook Quicksteps und Makros richtig einsetzen

Automatisiere deinen Arbeitsalltag und werde produktiver

Heute gibts endlich mal einen Artikel der sich nicht mit iOS oder Mac OSX beschäftigt :). In meinem Beruflichen Umfeld fällt mir immer wieder auf das viele Menschen oft nicht alle Möglichkeiten von Microsoft Outlook ausnutzen. Daher möchte ich dir hier ein paar grundlegende Dinge zum Thema Outlook Quicksteps und Makros vermitteln.

Ich selbst nutze in etwa 27 Outlook Quicksteps und einige selbst programmierte Makros die mich beruflich erheblich produktiver machen weil Sie mir einfach wiederkehrende Aufgaben abnehmen.

Outlook Quicksteps: Automatisierte Abläufe für deinen Arbeitsalltag

Ich habe ja schon erwähnt das ich durch Quicksteps und Makros sehr viel Zeit einsparen kann. Überlege dir kurz welche Abläufe du tagtäglich wiederholst weil es dein Job erfordert. Nun überlege dir bitte wieviel Zeit du einsparen könntest wenn du für jede dieser wiederkehrenden Aufgaben einfach nur einen kleinen Knopf drücken müsstest. Genau das zeige ich dir jetzt 😉

Erst einmal zu den grundlegenden Funktionen der Outlook Quicksteps. Du hast genrell die Möglichkeit folgende Dinge mit einem Quickstep auszulösen:

  • Mails weiterleiten und beantworten
  • Aufgaben erstellen oder markieren
  • Nachrichten kategorisieren und kennzeichnen
  • Nachrichten als gelesen oder ungelesen markieren und die Wichtigkeit ändern
  • Nachrichten verschieben, kopieren, löschen

Diese Funktionen im einzelnen lassen sich natürlich auch per Hand erledigen. Der Vorteil von Quicksteps ist allerdins das man alle diese Aktionen kombinieren kann. Beispielsweise lässt sich eine Mail mit einem klick ungelesen in einen anderen Ordner kopieren.

In der Gallerie findest du eine detaillierte Anleitung wie du deinen ersten Qucikstep erstellen kannst.

Noch mehr Möglichkeiten mit VBA Makros

Makros sind im Grunde genommen auch Quicksteps, allerdings bieten Sie dir weitaus mehr Möglichkeiten deine tägliche Arbeitsroutine zu optimieren. Ein kleines Beispiel aus meinem Beruflichen Alltag:

Ich arbeite Anforderungen nach E-Mails ab, jede E-Mail beinhaltet eine oder mehrere Beantragungen die ich umsetze und schließlich nach dem immer selben Schema ablege. Hierzu habe ich ein Makro programmiert welches das Land bestimmt aus dem die Mail kommt, die Schritte berechnet die ich zur Umsetzung benötigt habe und diese Daten dann dem Betreff anhängt. Anschließend wird die E-Mail abhängig vom Land in den entsprechenden Archiv Ordner sortiert. Das alles erledige ich mit einem Klick, anstatt jedes mal den Betreff selbst anzupassen, den richtigen Ordner zu suchen und die E-Mail zu verschieben.

Du kannst mit einem Makro ebenfalls E-Mails kopieren, verschieben, löschen, automatisiert bearbeiten oder senden. Makros bieten jedoch den Vorteil das du wirklich alles nach deinen persönlichen Bedürfnissen anpassen kannst. Genauso lassen sich auch Anhänge automatisiert speichern oder die Namen der Anhänge auslesen.

Ich selbst nutze zum Beispiel ein selbstgeschriebenes Makro welches mir aus der geöffneten E-Mail immer den selben Teil des Betreffs kopiert, das sind circa 20 Zeilen Code die mich deutlich schneller Arbeiten lassen.

Wenn du dich weiter mit Makros beschäftigen möchtest findest du auf der Seite outlook-stuff.com viele VBA Vorlagen. Solltest du auf der Suche nach nützlichen Tipps und Tricks für deine Arbeit mit Outlook sein empfehle ich dir hier vorbei zu schauen. Im Office2010-Blog findest du auch viele nützliche Infos und konkrete Tipps zum Umgang mit der Microsoft Office Palette.

Werde Produktiver!

Wie du siehst gibt es zahlreiche Möglichkeiten um deine Arbeit mit Outlook zu beschleunigen. Oben habe ich dir einige Seiten verlinkt die konkrete Anwedungsbeispiele besprechen die vielleicht auch auf deine Arbeit zutreffen. Einzeln genommen ergeben Quicksteps vielleicht nur einen minimalen Zeitvorteil, summiert man dies aber über den Tag auf kann man doch um einiges schneller arbeiten.

Solltest du Fragen haben oder Hilfe bezüglich der Programmierung eines Makros haben hinterlasse mir doch einen Kommentar! 🙂

 

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